Neste tutorial, vamos lhe mostrar como criar Quadros Kanban de Tarefas

A funcionalidade permite criar Quadros Kanban de Tarefas para organizar, acompanhar e gerenciar atividades por meio de colunas e etapas personalizadas.

Segue abaixo uma vídeo aula e também o passo a passo detalhado desta função:

Obs: Para acessar você precisa estar logado ao seu painel de administrador do Sonax Chat no endereço chat.sonax.net.br, caso você não tenha os dados de acesso verifique em seu email as credenciais que encaminhamos na ativação ou solicite o suporte através do chat online no site sonax.net.br

Vídeo aula completa: 

Passo a passo:

Como criar e usar quadros de tarefas no Kanban do Sonax Omnichannel

1. Acessar o Kanban e criar um novo quadro

• No menu central, acesse Chat > Kanban.

• Na tela de Kanban, você verá os quadros já cadastrados.

• Clique em Quadro Kanban em branco para criar um novo quadro.

• Preencha: 

  • Nome do quadro

  • Tipo de quadro: neste caso, Kanban de atividades

  • Descrição (opcional)

• Clique em Salvar para criar o quadro.

2. Configurar filtros, membros e listas do quadro

• Ao abrir o quadro, use as opções do topo para organizar e localizar tarefas.

• Filtros disponíveis: 

  • descrição ou nome da tarefa

  • contato

  • tag

  • participantes

  • prioridade

  • cliente

  • responsável

  • situação de vencimento

• Situação de vencimento pode ser filtrada por: 

  • vence hoje

  • vencida

  • vence nesta semana

  • vence na próxima semana

  • vencimento personalizado

• Em Membros, você pode: 

  • adicionar membros ao quadro

  • editar permissões

  • remover membros

• Permissões possíveis: 

  • Administrador: acesso total às funcionalidades e configurações

  • Normal: pode apenas incluir tarefas/atividades

• Em Adicionar lista, crie as etapas do Kanban, como por exemplo: 

  • Em execução

  • Tarefas concluídas

• Também é possível arquivar etapas e visualizar listas/tarefas arquivadas ou concluídas.

3. Editar, excluir e usar automações do quadro

• Em Configurações, você pode: 

  • editar o nome do quadro

  • alterar a descrição

  • definir a fase de conversão

  • definir a fase de perda

• Também é possível excluir o quadro; o sistema pedirá confirmação antes da remoção.

• Use Voltar para retornar à lista de quadros cadastrados.

• Em Automações, você pode adicionar regras que serão aplicadas dentro das listas/etapas do quadro.

4. Criar uma tarefa diretamente no Kanban

• Dentro de uma etapa do quadro, clique em Adicionar cartão.

• Preencha os dados da tarefa: 

  • nome da tarefa

  • descrição

  • anexos (imagens, vídeos, documentos)

• Se necessário, marque a opção para agendar o envio de mensagem para reabertura da conversa.

• Nesse agendamento, informe: 

  • data e horário

  • canal de WhatsApp

  • modelo/template de mensagem

• Defina também: 

  • data de conclusão

  • prioridade: baixa, média, alta ou crítica

  • material (opcional)

  • contato vinculado

  • responsável

  • participantes

• Clique em Salvar para criar a tarefa na etapa escolhida.

5. Acompanhar e mover a tarefa entre as etapas

• Conforme a tarefa for sendo executada, arraste o cartão para a etapa correspondente.

• Isso permite acompanhar visualmente o andamento das demandas no Kanban.

6. Criar tarefas a partir de um atendimento no chat

• Outra forma de criar tarefas é dentro do atendimento.

• Acesse o Chat e abra o atendimento desejado.

• No canto inferior direito, clique em Ação-Tarefa.

• Preencha os dados da tarefa: 

  • nome

  • anexos

  • descrição

  • quadro e etapa desejados

  • prioridade

  • data e horário de execução/conclusão

  • tags

  • responsável

  • participantes

• Se necessário, ative o agendamento de reabertura do atendimento: 

  • informe data e horário

  • selecione o canal

  • escolha o bot de atendimento

  • selecione o template de mensagem

• Clique em Salvar.

7. Visualizar tarefas agendadas e detalhes do cartão

• As tarefas criadas podem aparecer em Tarefas agendadas para aquele contato.

• No Kanban, a tarefa também aparecerá na etapa selecionada.

• Ao clicar no cartão, você pode ver e editar informações como: 

  • prioridade

  • contato

  • prazo de execução

  • tags

  • reabertura de conversa

• Nas abas do cartão, você encontra: 

  • Atividades: notas internas e anexos

  • Conversas: histórico e protocolos do contato

  • Tarefas: outras tarefas vinculadas ao contato

  • Automações: automação aplicada à etapa/card

8. Concluir ou arquivar tarefas 

• No cartão da tarefa, use os botões para concluir ou arquivar.

• O sistema pedirá confirmação antes de executar a ação.

• Depois, você pode visualizar essas tarefas em: 

  • Tarefas arquivadas

  • Tarefas concluídas

• Isso ajuda a manter o controle do histórico e do andamento das demandas.

9. Objetivo do uso dos quadros de tarefa

• Os quadros de tarefa servem para dar mais organização às demandas dos atendentes.

• Eles ajudam a visualizar melhor o que precisa ser executado em cada atendimento.

• No Sonax Omnichannel, isso centraliza tarefas, conversas, automações e acompanhamento em um só lugar.